Als ledenorganisaties beroep doen op de meeting industry

31-01-2019

Midden 2018 mocht Marc Mestdagh, gedelegeerd bestuurder BSAE, een lezing geven over het Belgische verenigingslandschap en dat voor een 50-tal professionals uit de meeting industry. Gelet op de opstart van de Expertgroep Events binnen BSAE (Vereniging van verenigingsprofessionals) in 2018, nam hij ook van de gelegenheid gebruik om enkele praktische bedenkingen te formuleren over de samenwerking tussen de ledenorganisaties en de uitbaters van congrescentra en vergaderruimtes. Met het oog op de tweede bijeenkomst van de BSAE Taskforce Events op 8 februari, zette hij ze nog even op een rijtje – als food for thought.

De tijd binnen verenigingen loopt traag, maar bevindt zich dikwijls ver in de toekomst

Het duurt soms lang vooraleer een beslissing genomen wordt. Aan de andere kant gaat het soms over zaken in de toekomst (bv. jaarcongres) waar mogelijks nog andere zaken een impact op hebben. Een zekere flexibiliteit vanuit de meeting industry is hier dus welkom.
 

Of we doen gewoon meer van hetzelfde, of het kan niet nieuw (of oud) genoeg zijn

Voor sommige organisaties is het makkelijkst om dezelfde locaties voor congressen en meetings aan te houden, anderen zoeken dan weer telkens een nieuwe verrassing op, wat voor de organisatie natuurlijk extra werk met zich meebrengt.
 

Doen we het zelf of niet, de centen zullen het bepalen

De toegevoegde waarde van een professionele organisator of minstens een consultant wordt zeker niet in vraag gesteld, maar voor (kleinere) organisaties is het dikwijls financieel niet haalbaar. Meer nog, veel organisaties halen uit hun grotere events levensnoodzakelijke middelen voor de generieke werking van de organisatie.
 

Toegevoegde waarde gaat boven de experience, dat geldt ook voor de deelnemers

Voor ledenorganisaties is het fysiek bijeenkomen essentieel om zowel ledenbinding te creëren alsook om effectief werk te verrichten (bv. opleidingen, werkgroepen). En ook voor de deelnemers is dat geen vrijblijvend gegeven. Zij betalen immers niet alleen toegang, maar ook met hun tijd.
 

De associatie, het bestuur en de leden als ambassadeur: zij doen de marketing van de meeting industry

Zelfs al is de vereniging op zich niet zo groot, zij hebben via hun bestuurders en leden een breed bereik en kunnen vanuit het principe van ‘authoritative endorsement’ voor nieuwe klanten zorgen voor de meeting industry.
 

Wees welgekomen, waar ook te lande

Het is belangrijk dat deelnemers goedgeluimd aan events kunnen beginnen. Bereikbaarheid, parking, wegwijzers in het gebouw, het zijn kleine maar belangrijke zaken. En dat geldt zeker ook indien de locatie ergens minder evident te vinden is.
 

Rooms with different views, soms ook behind closed doors

We zien een grote toename in het gebruik van breakoutsessies, wat niet hetzelfde is als met groepjes in één ruimte zitten. Daarnaast is het ook belangrijk om vertrouwelijke meetings te kunnen hebben (bv. de lunch tijdens een opleiding vindt soms plaats in een centraal restaurant).
 

Catering: less is more, tenzij tijdens het event zelf

Ledenorganisaties worstelen dikwijls met menu’s en packages en hoeveelheden en vooral ook de kost van dit alles. Belangrijk is ook zo weinig mogelijk te verspillen, het gebruik van duurzame producten en aangepaste voeding. Tijdens het event mag er meer aandacht zijn aan wat wel en wat niet praktisch is om te eten en hoe we dat organiseren (bv. recepties, walking dinners).

Help, de beamer werkt niet. Natuurlijk niet: er is er geen!

Zeker als het over kleinere events gaat, is het belangrijk dat de ledenorganisaties volledig ‘ontzorgd’ wordt voor de technische zaken (beamer, AV, wifi) . De locatie-exploitanten kunnen hier een proactieve rol in spelen. Dat geldt ook voor de setup van grotere events (bv. aankleden van zalen).
 

Wie is hier eigenlijk de meetingprofessional?

Niet alle ledenorganisaties beschikken over een fulltime eventprofessional. Het is dus belangrijk dat alle betrokken partijen mekaar helpen en ondersteunen om tot een gezamenlijke win-win te komen.

 

Wil je hier als verantwoordelijke voor het organiseren van events en meetings binnen ledenorganisaties verder over mee debatteren en vooral kennis en best practices uitwisselen met collega’s? Schrijf je in als BSAE-lid of word lid van BSAE en neem deel aan de Taskforce.  De eerstvolgende sessie vindt plaats op 08/02/2019 in Gentbrugge.