Jessica Jacobs kwam na haar studies in Slavistiek en Journalistiek meteen in een ledenvereniging terecht. “In 2014 kwam ik in mijn eerste job terecht bij Vlamingen in de Wereld (VIW). Dit is een organisatie die een brug wil zijn tussen de uitgeweken Vlamingen en hun naasten. Mijn focus lag er op de publicatie van het tijdschrift van de vereniging. Ik hielp ook leden met verhuisplannen bij hun vragen over emigratie en expatriatie en volgde samen met mijn collega’s het wereldwijde netwerk van vrijwillige ambassadeurs op. Tot ik in 2017 bij de VVBAD aan de slag kon als hoofdredacteur en communicatieverantwoordelijke”, licht Jessica toe.

Uitbesteden om met het team expertise verder uit te bouwen

In 2018 werd Jessica coördinator van de VVBAD. De VVBAD stimuleert overleg en samenwerking in het werkveld en streeft naar uitwisseling van kennis en expertise. In 2018 maakte de VVBAD een noodgedwongen reorganisatie door, door het verlies van een subsidie die een derde van de werking financierde. Jessica: “We moesten keuzes maken over inkomsten en uitgaven van de vereniging, over beleidsprioriteiten en taken die we al dan niet verder zouden opnemen. Het beleid van een vereniging vormgeven is natuurlijk een proces zonder einde, maar ergens voelt dit moment waarop we weer een vast team en een financiële stabiliteit bereikt hebben wel als een eindpunt van het reorganisatieproject. Ik heb een nieuwe taakverdeling binnen het coördinatieteam uitgewerkt, waarbij we een aantal specifieke opdrachten uitbesteden aan freelance medewerkers die hun aanvullende expertise toevoegen aan het team. Daardoor kunnen we binnen het team beter focussen op de uitbouw van welomlijnde expertise. Daarnaast sta ik zoveel mogelijk in contact met de leden en potentiële leden om te weten wat hen aantrekt in een lidmaatschap van onze vereniging.”

Teamleden met eigen sterktes en gelijke waarden

Dat contact me de leden is voor Jessica een van de grootste aantrekkingskrachten voor deze job. “De verhalen van de leden. De uitdagingen waar ze tegenaan lopen en hoe ze daar samen met anderen oplossingen voor vinden. Die verhalen naar buiten brengen en ze een podium geven zodat ze impact kunnen maken, dat vind ik bijzonder fijn. Die impact kan gaan van anderen inspireren met ervaringen en geleerde lessen, of net de problemen blootleggen zodat de lezers die een connectie voelen met het onderwerp ermee aan de slag kunnen om oplossingen te zoeken. Daarnaast is er sinds ik coördinator werd een enorme voldoening bijgekomen uit het zien groeien van mijn eigen team. We maakten een moeilijke reorganisatieperiode door. De vereniging, die intussen 100 jaar bestaat, heeft gelukkig oplossingen gevonden om weer in een financieel evenwichtige situatie te komen. Al mijn huidige collega’s in het coördinatieteam heb ik een voor een zien toekomen, openbloeien en groeien in hun functie. Elk met eigen sterktes, en toch gelijke waarden. Hen mogen coachen en sturing geven in hun groeiproces om samen de visie van de vereniging waar te maken, dat is een hele eer”, verduidelijkt Jessica.

"Je kan goede projecten uitdenken, maar de manier waarop erover gecommuniceerd wordt naar buiten toe, lijkt mij even belangrijk."

Meerwaarde van de vereniging aan de leden tonen

Dat hart en luisterend oor voor de mensen die meebouwen aan de vereniging, noemt Jessica als een van de belangrijkste eigenschappen van een verenigingsprofessional. “Naast natuurlijk een beetje financiële voeling en voldoende interesse in wat leeft binnen de sector. Een stevige portie doorzettingsvermogen en de bijzaak van de hoofdzaak kunnen onderscheiden zijn hierbij waardevolle eigenschappen. Ik heb me de voorbije jaren sterk verdiept in verbindende communicatie en hoe op een gezonde manier werken, omdat dit me essentiële skills lijken als leidinggevend verenigingsprofessional. Die kennis versterkt niet alleen mezelf, maar ook mijn team. Intern is goede communicatie de sleutel om gedragen en innoverende projecten uit te werken. Je kan goede projecten uitdenken, maar de manier waarop erover gecommuniceerd wordt naar buiten toe, lijkt mij even belangrijk. Wie is je doelpubliek, hoe spreek je hen aan, wat spreekt hen aan? In een ledenvereniging is heldere en aantrekkelijke communicatie de manier om leden met je organisatie te verbinden. We moeten ervoor zorgen dat zij de meerwaarde van hun beroepsvereniging zien.”

Tijdens de coronacrisis ging de VVBAD meteen aan de slag om hun meerwaarde te tonen. “In het voorjaar van 2020 werkten we een sectorgids uit om de medewerkers in onze sector een houvast te geven. Met een werkgroep van vertegenwoordigers uit de verschillende deelsectoren bekeken we hoe de maatregelen van de overheid vertaald konden worden naar de context van onze leden. Een hele uitdaging, als je weet hoe vaak de maatregelen aangepast werden. Maar het was voor iedereen een moeilijke periode en we hadden hierbij een vlot contact met de Vlaamse overheid. Daarnaast hebben we vormingen veelal digitaal laten doorgaan, net als onze ledendag. Met de archiefsector hadden we het QuarantaineArchief, dat we samen met onze Waalse collega’s opzetten. Het platform wilde bijdragen aan het documenteren en archiveren van de coronacrisis. Intussen hebben we genoten van de versoepelingen, waardoor we in oktober ons tweejaarlijks congres Informatie aan Zee konden laten doorgaan. Over de twee dagen verspreid waren er zo’n duizend deelnemers. Het was een mooi moment om het 100-jarig bestaan van de vereniging te vieren. Het was de kers op de taart van ons feestjaar.”

"Je wil een zo groot mogelijke impact hebben, en anderzijds moet je erover waken dat je als vereniging met een beperkte slagkracht net niet te veel hooi op je vork neemt."

Bestuurders vinden is een uitdaging

Waar de uitdagingen voor de VVBAD dan liggen voor de komende jaren? “Er zijn er veel en we zien veel mogelijke opdrachten voor onze organisatie. Je wil een zo groot mogelijke impact hebben, en anderzijds moet je erover waken dat je als vereniging met een beperkte slagkracht net niet te veel hooi op je vork neemt. Zodat er zuurstof is voor creativiteit. Daarnaast is er in onze sector sinds enkele jaren een grote uitstroom door pensioneringen. Dat betekent dat er ook uit ons bestuur stilaan heel wat ervaring verdwijnt. Dit vormt een uitdaging, omdat we merken dat het steeds moeilijker wordt om nieuwe bestuursleden te vinden die de tijd hebben om in een beroepsvereniging te investeren. Het lijkt wel alsof iedereen het drukker heeft, maar dat is misschien logisch als je nagaat hoeveel besparingen er in de sector waren.”

De VVBAD, De Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw, is dé beroepsvereniging van de informatiesector in Vlaanderen. De vereniging telt meer dan 1.000 leden, en daarvan nemen zo'n 200 informatieprofessionals een actieve rol op in de sectiewerkingen van de VVBAD. Deze ledenvereniging, ondersteund door een professioneel team, stimuleert overleg en samenwerking in het werkveld en streeft naar uitwisseling van kennis en expertise.