Tips voor verenigingsprofessionals en online meetings

17-03-2020

Even social media volgen of online googlen en je wordt deze dagen overstelpt met tips over online en videoapplicaties voor meetings en overleg.Als BSAE geven we je hier een gericht overzicht van videotools, tips om online te modereren én tools om interactief te werken in een online meeting.

MS Teams is deel van de MS Office omgeving. De komende periode wordt het gratis aangeboden door Microsoft. En weet dat ook wie geen MS Teams heeft gewoon via de browser kan deelnemen aan meetings. Heel wat verenigingen werken ook in een “Gmail-omgeving”, hier is Google Hangouts de tool voor meetings.

  • Volgende specifieke videotools worden veel gebruikt in de verenigingswereld stelden we voorbije dagen vast:
    • www.whereby.com (tot 4 deelnemers gratis, betalend tot 12 deelnemers, werkt volledige in de browsers en geen login of installatie nodig voor deelnemers)
    • www.zoom.us (gratis voor groepssessies tot 40 min, 1 op 1 onbeperkt, betalend zeer professioneel platform, wel installatie nodig)  
    • En er is ook www.livestorm.co, www.gotomeeting.com, …
  • Ook online meetings vragen moderatie en een vergaderaanpak. Meer dan een gewone vergadering, omdat een stuk non-verbale communicatie wegvalt. Alvast 5 tips:
    • Noem deelnemers (meer) bij naam om meer betrokkenheid te creëren
    • Zeg niet alleen je vraag, maar typ ze ook in de chat, zodat men ook kan lezen
    • Laat mensen bv. de hand opsteken als ze een vraag willen stellen (als je niet met te veel bent). Of gebruik in bv Whereby de emoji's. 
    • Gebruik een headset. Zo is er minder omgevingsgeluid. Vraag mensen als ze niet spreken (in grotere groepen) hun microfoon op mute te zetten.
    • En ... doe en probeer gewoon. 
  • En … vergader niet meer dan nodig. Het is niet omdat het makkelijk is (want we moeten niet verplaatsen) om even te videobellen, dat het ook altijd nodig is …
  • Als verenigingsprofessional wil je vaak interactie en uitwisseling stimuleren. Dat kan ook online:
    • Gebruik het ‘whiteboard’ in MS Teams
    • Gebruik gewoon www.mentimeter.com. Je kan bij alle toepassingen een scherm delen (dus ook je Mentimeter) en mensen hebben hun smartphone ook bij de hand.
    • Experimenteer met www.mural.co (een digitale brainstorm (o.a. post-it) tool) of www.padlet.com (een digitaal prikbord)